Oficina organizada com um click

 

Mecânicas contam com o auxílio de programas de computador para gerenciar o ambiente de trabalho e melhorar o atendimento ao cliente. É a informática mostrando seu valor dentro da oficina

Victor Marcondes

Arquivo

 

É imprescindível que uma oficina mecânica tenha o completo controle das informações referentes aos veículos que estão em processo de manutenção ou reparo dentro do seu espaço. Este tipo de organização deve estar presente desde o início do atendimento, na abertura da ordem de serviço, até a finalização do trabalho, quando é feita a entrega do carro ao cliente.

 

Para facilitar todo esse ínterim, as oficinas e os centros automotivos contam com a tecnologia como maior aliada quando se fala em metodologia de trabalho. Hoje, existem os chamados “softwares de gestão”, que ajudam no gerenciamento da oficina, contribuindo muito para o aumento da produtividade e lucratividade do negócio.

 

Basicamente são programas de computador que fazem toda a gestão da oficina, ou seja, fazem o controle do agendamento do cliente, do fluxo de veículos, do estoque, da parte administrativa, dos pagamentos, das reclamações e de muitos outros requisitos importantes para otimizar o trabalho do empresário da reparação.

 

A concorrência entre os diversos softwares disponíveis no mercado, tanto os pagos quanto os gratuitos, comprovam a necessidade desses profissionais em disciplinar o ambiente de trabalho. “Para a oficina, todas as áreas são beneficiadas: da administração ao setor de gestão de estoque. Ainda garante o controle de horas trabalhadas, abertura e fechamento de manutenção de carro, pesquisa de satisfação, entre outros pontos”, analisa José Palacio, coordenador de serviços automotivos do IQA.

 

Software ideal

 

Quando for atrás de um desses programas, o mecânico não deve sair em busca do melhor do mercado, mas o mais adequado as suas necessidades. “Antes de qualquer decisão, é fundamental o entendimento interno sobre os objetivos dessa compra. Outra boa referência é falar com especialistas ou conversar com pelo menos três empresas diferentes do segmento”, recomenda Alexandre Xavier, gerente de marketing e novos negócios do IQA.

 

É preciso evitar a empolgação para não levar o primeiro que aparecer pela frente. Um estudo minucioso do produto vai ajudar bastante. “Por exemplo, uma mecânica que está começando não deve comprar um software muito sofisticado, se inicialmente sua utilização será limitada a apenas alguns tipos de controles”, continua Alexandre.

 

Ao escolher um software, também há questões que vão além dos serviços de pós-venda e dizem respeito à praticidade de operação do programa. A Mecanicaweb, por exemplo, conta com 13 versões específicas para empresas do setor automotivo, cada uma com dados exclusivos para cada segmento. “A oficina recebe a base de dados de peças e serviços e as funcionalidades do sistema voltadas para a sua empresa”, diz Amanda Santos Ribeiro, gerente comercial da Mecanicaweb.

 

 

Segundo ela, o software da marca está apto para gerenciar todos os passos de um carro durante a manutenção. “O programa oferece controle das contas a pagar, comissão de funcionários, cotação de peças, análise do estoque, manuseio digital de documentos, controle de cheques, pós-venda, boletos bancários, total de horas trabalhadas pelos funcionários, abertura e fechamento de ordem de serviço, orçamentos, entre outros”, detalha.

 

 

De acordo com Marco Antonio Del Corso, diretor da desenvolvedora do software WorkMotor, atualmente existem mais de 50 programas para centros automotivos, com metade deles disponíveis gratuitamente na internet. “Porém, nos últimos três anos houve uma revolução tributária. Qualquer comércio no Brasil, oficialmente, com raras exceções, necessita de um sistema homologado pelo órgão responsável para a emissão de cupom fiscal”, analisa. Segundo ele, na hora de optar por uma dessas ferramentas, é preciso tomar cuidado, já que há empresas menores e investidores inexperientes se aventurando neste nicho.

 

 

Para Aguinaldho de Almeida, proprietário da marca de programas Carexpress, a compra de um sistema é igual à aquisição de um novo equipamento. “É necessário investir tempo em treinamento, além de estar com as atualizações sempre em ordem”, pontua.

 

A segurança e a economia também são aspectos que devem ser avaliados na pesquisa do programa, observa Luiz Madeira, diretor geral de vendas da CashMotors. “Hoje um bom software de gestão é aquele que funciona também na internet”, diz. Para ele a conexão com a web traz vantagens, pois o mecânico pode acessar as informações de qualquer lugar, com um login e senha, e as atualizações são realizadas automaticamente, sem que sejam percebidas.

 

 

Qual deles eu vou levar?

 

Faça uma pesquisa antes de decidir qual software de gestão vai levar

 

Então na hora de decidir pelo sistema que irá instalar, o que o reparador deve levar em conta? Madeira afirma que uma boa desenvolvedora de programas de gerenciamento deve oferecer serviços específicos, que são:

 

1) Fornecer um ótimo suporte de atendimento aos mecânicos, disponibilizando os diversos meios de comunicação para contato, seja por bate papo online, e-mail, Skype ou telefone.

 

2) Ter um tira-dúvidas de pronto atendimento para as respostas.

 

3) Ser uma marca especializada, que conhece a linguagem da área mecânica, com vasta experiência e conhecimento no setor.

 

4) Garantir uma ótima relação custo X benefício ao reparador. A qualidade dos serviços e dos programas deve estar acima do valor que será pago.

5) Disponibilizar aos técnicos um sistema de treinamento eficiente, de fácil entendimento, voltado à prática de utilização dos programas de gestão e seus recursos tecnológicos.

 

6) Ajudar o cliente com a análise dos resultados obtidos e orientá-lo com o objetivo de melhorar e aperfeiçoar seu trabalho de forma contínua.

 

7) A empresa deve ouvir as opiniões dos clientes que utilizam o sistema e priorizar as grandes idéias, mudando e melhorando continuamente as telas de digitação, os relatórios disponibilizados e os gráficos.

 

Programas têm acesso facilitado com conexão à internet

 

Opinião de quem usa

 

Para Valentim Campani, proprietário do centro automotivo Ninim, de São Paulo, a implantação deste recurso tem garantido índices positivos para a empresa. “Compensou muito utilizar um sistema de gestão. É bastante ágil na consulta de respostas e esclarecimentos, melhorou o fluxo de entrada e saída de mercadorias e ajudou a ganhar tempo na execução de tarefas e na elaboração de orçamentos”, afirma.

 

Treinamento é essencial para manusear o sistema

 

Todo o resultado reflete na relação com o cliente e nos procedimentos executados internamente. “Quando chega um veículo, temos o histórico dele e sabemos qual o serviço que foi feito anteriormente. Ajuda também a identificar o nome do proprietário para personalizarmos o atendimento. Outra facilidade é com relação ao estoque, temos conhecimento de quais peças estão disponíveis. Desta forma, através do sistema podemos descobrir qual tipo de filtro é instalado em determinado carro e se temos em nossa reserva”, conta José Artur Zago, proprietário do centro automotivo Zago.

 

Sobre o desperdício, Zago diz que o nível foi reduzido praticamente a zero em sua oficina. “Compramos as peças certas para o veículo, pois temos um código exato para cada uma”. Ele afirma que agora é muito mais fácil para tirar a nota fiscal e registrar automaticamente os produtos com o comprovante do fornecedor. “Já entregamos os componentes pelo sistema, marcando na ordem de serviço, não esquecemos de comprar nada que foi aplicado no automóvel”, ressalta.

 

Ferramentas otimizam o estoque e diminuem o desperdício dentro da oficina

 

Contudo, o que resta é saber se os clientes estão notando a diferença nas oficinas que adotam programas de gerenciamento. “Os meus clientes não perguntam sobre o software, mas tenho certeza que eles sentem que estamos mais organizados. Há aqueles que passam e pedem para ver quando foi que trocou o óleo ou quando trocou as pastilhas, e outros serviços. Estes clientes sabem que tem o registro do seu veiculo arquivado”, completa Zago. E sem dúvidas, só este pequeno detalhe, já faz uma enorme diferença no atendimento para eles.