Investir em um software de gestão é essencial para evitar erros, controlar registros e agilizar o serviço na oficina; investimento está deixando de ser luxo para virar obrigação
Os mecânicos mais experientes costumam guardar verdadeiras bibliotecas de informação na cabeça. Tem quem saiba tudo quanto é valor de torque de parafuso, tipo de lubrificante e especificação de motor, sem precisar consultar um manual. Mas até os mais “crânios” precisam de ajuda, mesmo que não admitam, quando o assunto é administração da oficina.
Não adianta apenas delegar a função para outra pessoa: o processo tem que ser eficiente. Por isso, em um mercado em que os antigos diferenciais agora são obrigações, investir em um software de gestão para a oficina está deixando de ser um luxo para se transformar em uma necessidade. “O software de gestão tem como objetivo informatizar todo o processo dentro da oficina”, explica Sérgio Ricardo Fabiano, gerente de serviços do IQA (Instituto da Qualidade Automotiva), que mais uma vez nos apoia nesta seção.
Sérgio explica que o custo mensal para ter um software desse tipo é até baixo pelo retorno que ele pode dar ao mecânico e auxiliar no processo de gestão da oficina como um todo, seja a gestão financeira, técnica ou de processos da empresa. Mas ainda tem muita oficina que não consegue ver a real necessidade da informatização, principalmente entre as oficinas médias e pequenas.
Dados mais confiáveis
Informatizar os dados da oficina é um dos pontos exigidos pela certificação de serviços do IQA. Evidentemente, os softwares disponíveis no mercado são diferentes entre si, mas vamos fazer um apanhado geral de como a informatização dos processos podem facilitar a vida do mecânico.
O software tem a possibilidade de integrar diversos serviços no orçamento como a solicitação das peças, histórico de manutenções anteriormente realizadas, dentre outros recursos. “Antes de adquirir um, o dono da oficina tem que pesquisar qual tipo de software se adéqua mais ao seu caso. Tudo depende se ele é uma funilaria com pintura e mecânica, ou se é só mecânica, ou se é retífica, ou auto elétrico, ou centro automotivo, enfim, cada um tem suas necessidades”, detalha o gerente de serviços do IQA.
Outro grande benefício do software para a oficina é a organização e armazenamento dos dados de cada cliente: desde informações pessoais até o histórico de manutenção do veículo, o que facilita no momento do orçamento, no planejamento e na manutenção preventiva que pode ser oferecida ao cliente. “O histórico orienta o cliente e a oficina naquilo que já foi feito no carro e, eventualmente, naquilo que ainda deve ser feito”, afirma Sérgio.
Além disso, outro benefício é a possibilidade de você gerar para o seu cliente um relatório de manutenção quando ele for vender o carro. “Se o cliente necessitar, o mecânico pode imprimir um relatório com os serviços já realizados e provar que determinadas peças já foram trocadas e a quilometragem com a qual foram trocadas”, comenta o gerente de serviços do IQA.
As checklists de entrada e saída do veículo, quando feitos eletronicamente através de um tablet, evitam a papelada de arquivo desnecessária. Uma cópia impressa pode ser entregue ao cliente ou enviada por e-mail, enquanto os dados já estão armazenados no computador da oficina, compondo o histórico de manutenção. Sérgio conta que o preço de um tablet, hoje, está bem mais baixo.
No caso de atribuições de retrabalhos na sua oficina, o registro dos checklists e do serviço executado são de grande valia. “É comum nas oficinas o cliente voltar reclamando de um defeito que não foi a causa do serviço executado”, comenta Sérgio.
Mensagens rápidas e controle de finanças
O fluxo de caixa da oficina também pode ser controlado via software. “Com os gráficos que o software pode fornecer, fica mais fácil para o mecânico observar se há algum problema na gestão financeira da oficina. Alguns softwares possuem o recurso de registrar o custo das peças compradas pela oficina, o que possibilita ver possíveis distorções nos preços de compra e venda”, aponta Sérgio.
Sem falar em possíveis ferramentas de disparo de mensagens eletrônicas, em que o mecânico pode finalizar um orçamento e mandá-lo automaticamente para o cliente via e-mail, ou mesmo disparar um SMS para o dono do veículo quando o serviço ficar pronto. São possibilidades que agilizam o processo da oficina.
“A informatização dos negócios vem sendo muito solicitada por dois motivos. O primeiro é a necessidade iminente do mercado pela agilidade. O segundo é a diminuição de custos. Toda essa informatização leva a uma diminuição de custos e de perda de tempo em processos que eram feitos manualmente”, afirma Sérgio. “Informatizar a oficina mostra para o cliente a preocupação com a qualidade, assim como todas as outras sugestões que demos na seção ‘Qualidade em Série’, e que tem conhecimento e usa a tecnologia a seu favor”, conclui o gerente de serviços do IQA.
Principais funções dos sistemas disponíveis:
Cadastro de Clientes
Histórico dos serviços executados
Ordem de Serviço (OS)
Solicitação de peça
Controle de peça (estoque)
Controle de serviço (tempo de serviço)
Controle financeiro (pagamentos, recebimentos etc)
Controle de serviço de terceiros
Controle do fluxo de veículos (produtividade)
Gráficos estatísticos
Checklist de entrada e saída
Controle de retorno de serviço (retrabalho)
