Selecionamos dez dicas de ano novo para o ‘Guerreiro das Oficinas’ se desenvolver e estar preparado para o futuro da profissão
Pois é, 2021 foi um ano cheio de desafios, mas que também marcou a retomada para a economia. Como será 2022? Quem sabe… O importante é ter esperanças e vontade de seguir em frente. E como todo mundo costuma tomar decisões de ano novo, tomei a liberdade de listar algumas sugestões de reflexão, que podem se tornar algumas dessas decisões que, se concretizadas, podem melhorar consideravelmente o desempenho da oficina. E que mecânico não quer isso? Bem, então vamos lá:
1) A OFICINA É UMA EMPRESA E O ‘GUERREIRO DAS OFICINAS’ UM EMPRESÁRIO. COMO ESTÃO OS SEUS CONHECIMENTOS SOBRE GESTÃO?
Segundo Fitzsimmons (2014), a atividade de prestação de serviços, não só é fundamental para a atividade econômica em qualquer sociedade, lidera a economia das nações industrializadas, como desempenha um importante papel: o de gerar novos empregos, sobretudo para trabalhadores especializados. Tendo assim o potencial de melhorar a vida de todos.
Já Hillmann (2013), classifica a reparação automotiva como uma prestação de serviços de consumo (aqueles prestados diretamente ao consumidor final), que agrega valor à bens tangíveis (veículos). Posicionamentos de luzes da administração que vem simplesmente reforçar aquilo que todo mundo já sabe: a importância tanto econômica como social da atividade do ‘Guerreiro das Oficinas’.
Mas para que essa atividade possa ser exercida e perdure, não basta o conhecimento técnico (algo que o mecânico costuma ter de sobra): “A missão do gerente de “pós-vendas” ou serviço (em concessionárias de automóveis), ou proprietário (em oficinas multimarcas) ou um gestor de frotas é administrar o faturamento e a rentabilidade da empresa” (SILVA, 2020).
Ou seja, assim como qualquer outra empresa do setor privado, o funcionamento “saudável” de uma oficina de reparação automotiva não se restringe à obtenção de receitas¹. O sucesso do negócio também depende de uma série de outras atividades ligadas à gestão. Por exemplo: controle dos custos, controle dos prazos de entrega dos serviços, manutenção do bom relacionamento e satisfação dos colaboradores, controle da qualidade do serviço prestado e monitoramento da satisfação do cliente. E segundo o Dicionário Priberam (2021), gerir é sinônimo de administrar.
Mas o que vem a ser administrar uma empresa? De acordo com Masiero (2012), administrar é aplicar um “conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar sua produtividade e eficiência, para obter determinado resultado”. E a administração científica tem como objetivo organizar o trabalho de forma eficiente.
É tão grande a sua importância na vida das empresas que cursos de nível superior foram criados a fim de formar profissionais especializados nessa atividade. Por exemplo: administradores de empresas e administradores hospitalares. Mas isso não significa que o mecânico precisa se formar em Administração de Empresas para ter sucesso na sua profissão. Afinal de contas, muitas pessoas não têm a menor afinidade com esta ciência.
No entanto, é muito importante conhecer alguns dos seus princípios, como aqueles citados anteriormente: custos, planejamento, relacionamento interpessoal, gestão financeira etc. Conhecimento este que pode ser obtido em cursos de curta duração e/ou à distância. Da mesma forma, é importante ter na sua retaguarda um profissional competente dessa área, assim como da Contabilidade.
2) COMO ESTÁ A ORGANIZAÇÃO DO ESTOQUE DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO DA SUA OFICINA?
Segundo Masiero (2012) os estoques são encarados sob diferentes pontos de vista pelos departamentos de uma empresa. Tanto a área de vendas como a de produção, normalmente encaram os estoques mais volumosos de forma positiva, pois a disponibilidade de materiais tende a agilizar os processos em que estão envolvidos.
No caso específico da oficina de reparação automotiva, os estoques de peças de reposição e materiais de consumo (lubrificantes, desengripantes, aditivos, detergentes etc.) tendem a reduzir o tempo de reparação e consequentemente de permanência do veículo no box.
No entanto, os profissionais da área de contabilidade e finanças costumam encarar os estoques de forma negativa, alegando um elevado montante de capital empatado. Capital esse que poderia estar sendo usado em outras atividades econômicas mais rentáveis (aplicações financeiras) ou outros investimentos. De acordo com Masiero (2012): “A quantidade de produtos armazenados deve ser ajustada ao nível mais eficiente, contrapondo as vantagens que os estoques estão propiciando com os seus custos”.
Uma ferramenta que costuma ser bastante eficiente nesse tipo de ajuste é a curva ABC. Isso sem falar nas ferramentas tradicionais de controle de estoque: PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) , UEPS (último que entre, primeiro que sai) e MPM (média ponderada móvel). Outra excelente opção, muito utilizada em oficina de reparação de frotas que operam 24 horas por dia, mas que exige um excelente relacionamento com os fornecedores, é o estoque consignado.
3) COMO ESTÁ A ORGANIZAÇÃO DAS FERRAMENTAS DA SUA OFICINA?
Tão importante quanto ter peças de reposição é ter ferramentas e equipamentos de diagnóstico para trabalhar. E a razão é bem simples: sem elas, ou não há reparação, ou ela se torna muito demorada e/ ou de qualidade inferior. E como, a cada dia, os veículos estão cada vez mais embarcados de tecnologias inovadoras, um investimento contínuo (seja através de compra individual ou coletiva) se tornou obrigatório.
No entanto, não basta possuí-las. É preciso que estejam à mão quando necessárias e em perfeitas condições de funcionamento. Afinal de contas são mais do que simples ativos. São meios de produção. “Um produtivo precisa ter qualificação técnica para desempenhar a sua função, porém para desenvolver um trabalho rápido e com qualidade é necessário que tenha um ferramental e equipamentos em condições de uso” (SILVA, 2020).
Em outras palavras, é preciso saber exatamente onde se encontram, assim como, o seu estado de conservação, para que possam ser enviadas à manutenção ou substituídas quando necessário. Afinal de contas, não há nada mais irritante do que ficar perdendo tempo procurando algo que você sabe que tem ou descobrir, na hora de utilizar, que o dispositivo está quebrado ou pior: não se encontra mais na oficina.
A solução é organizá-los em um ambiente exclusivo e de acesso controlado. Não, não é preciso construir um cômodo para esse fim. Um simples armário, cujo acesso é responsabilidade de uma única pessoa, é suficiente. Desta forma é possível saber onde um determinado dispositivo está, o seu estado de conservação e quem foi a última pessoa a utilizá-lo. Cada dispositivo é codificado e listado em um inventário, que é periodicamente atualizado e verificado.
O controle de empréstimos pode ser feito através de um simples livro, de folhas numeradas, onde devem constar: a descrição ou código dispositivo emprestado, a data e a hora da retirada, o estado de conservação na retirada , a data e a hora da devolução, o estado de conservação na devolução e a assinatura do tomador na retirada e a baixa do empréstimo na devolução.
Pode parecer um pouco burocrático, mas acredite: poupa muitas dores de cabeça.
4) COMO ESTÁ A CONTABILIDADE DE SUA OFICINA?
Todo mundo sabe que as empresas, por menores e mais simples que sejam, têm obrigações a cumprir com o Fisco. Obrigações essas que não se resumem a: emitir notas e cupons fiscais, assim como, apurar e pagar tributos e contribuições sociais. E realizar e manter uma escrituração contábil é parte dessas obrigações. É claro que a complexidade dessa escrituração (hoje em dia eletrônica) varia de acordo com o porte da empresa e o regime fiscal adotado. Isso sem falar da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas.
E ninguém melhor do que o Contador para sugerir qual o regime a ser adotado e realizar e realizar toda essa escrituração. Pagar este profissional, que geralmente cobra por volume de serviço, mesmo que a sua atuação não seja obrigatória, é um investimento contra “dores de cabeça”. Tentar fazer tudo isso por conta própria, além de não ser o foco da gestão da empresa, pode culminar em um “desastre”. Além do mais os Contadores costumam ser excelentes consultores financeiros.
No entanto, essa escrituração que, a princípio parece um incômodo, quando bem-feita, pode se reverter em um grande benefício. Por exemplo: nas tentativas de obtenção de financiamentos especiais, como aqueles junto ao BNDES. Nessa situação, a escrituração contábil é analisada a fim de se verificar as tendências de crescimento e capacidade de pagamento da empresa, podendo se tornar a chave para a aprovação do financiamento. O mesmo pode ocorrer no caso de um pedido de recuperação judicial: contabilidades bem-feitas costumam “alegrar os olhos” dos Peritos judiciais que assessoram tecnicamente os Juízes que decidem pela concessão ou não deste benefício.
Logo, verificar se a contabilidade da oficina está 100%. E se não estiver é hora de sentar-se com um Contador e planejar a “arrumação” dela.
5) JÁ AGENDOU SEUS PRÓXIMOS CURSOS DE ATUALIZAÇÃO?
Esse assunto é recorrente. Mas é sempre bom dar uma lembrada. A evolução da tecnologia não para. E como dito anteriormente, a cada dia os veículos estão cada vez mais sofisticados. E por essa razão, a atualização técnica deve fazer parte da rotina do mecânico e não apenas um evento esporádico. Principalmente se ‘Guerreiro das Oficinas’ quiser atuar nas “novidades” que estão surgindo no mercado. Não só do dono da oficina como dos seus colaboradores:
“Na atividade de coordenação, faz-se necessário estabelecer objetivos, assegurando sua completa compreensão. Deve se buscar o envolvimento de todos os trabalhadores e providenciar o seu treinamento” (MASIERO, 2012). Isso sem falar nas técnicas de gestão, que todo empresário deve conhecer. Afinal de contas, para poder mandar e supervisionar é preciso conhecer (nem que seja o básico).
6) ESTEJA PREPARADO PARA RECEBER CARROS HÍBRIDOS E ELÉTRICOS
Como já discutido em outras ocasiões, os veículos híbridos e elétricos já são uma realidade. Com que velocidade eles vão predominar na frota nacional, isso vai depender de uma série de fatores. Mas com absoluta certeza: uma hora eles vão começar a aparecer na oficina. E como atender esses novos clientes sem estar devidamente preparado?
Além do mais, há uma questão de segurança do mecânico, pois esses veículos operam sob tensões elétricas mais elevadas. Logo, intervenções só podem ser realizadas após o devido treinamento e com as ferramentas e equipamentos apropriados. Lembre-se: este tipo de veículo não dá margem a improvisações e “gambiarras”. Basta assistir alguns vídeos que se encontram no YouTube.
7) JÁ PLANEJOU OS INVESTIMENTOS PARA O PRÓXIMO ANO?
Assim como toda e qualquer empresa, a oficina necessita de investimentos. Sejam eles:
a) Para aumento da capacidade produtiva: ferramentas, equipamentos, treinamentos, e infraestrutura física (banheiros, sala de espera, vestiários, laboratório, ferramentaria etc.), treinamentos e atualizações, marketing;
b) Puramente financeiros (aumento das receitas);
c) Para evitar prejuízos: extintores e equipamentos de combate a incêndios mais modernos e eficientes e não apenas os obrigatórios, sistemas de segurança patrimonial;
d) Para aumentar a segurança dos colaboradores e dos clientes: Equipamentos de proteção Individual (EPI) melhores, equipamentos de desinfecção de ambientes e veículos (COVID), produtos químicos de limpeza mais modernos e antialérgicos.
E vamos deixar bem claro. Investimento não é gasto. Investimento traz retorno, gasto não. E a não ocorrência de um prejuízo pode ser entendida como uma forma de retorno.
8) A SEGURANÇA DOS “SEGUROS”
Geralmente só se dá valor a uma apólice de seguros quando se precisa dela. E quando se manuseia (repara) e guarda bens de alto valor de terceiros, essa proteção se torna ainda mais importante. Pois o cliente não está interessado se o sinistro foi oriundo de um assalto a mão armada, queda de um avião sobre a oficina, ou mesmo, o fim dos tempos. Ele vai querer ser ressarcido.
E tirando algumas raras, que podem gerar alguma discussão da justiça, a oficina é responsável pela guarda e cuidado com o veículo do cliente. Logo, contratação de seguros é mais do que uma precaução / obrigação. Podendo até mesmo ser encarada como um investimento.
Neste ponto vale a pena citar o posicionamento das luzes da Administração de Empresas, como Barata (1992) apud Masiero (2012), que aponta a não atualização dos seguros como um aspecto, aparentemente inofensivo, capaz de jogar por terra todo o esforço desenvolvido por uma empresa.
9) NOVAS IDEIAS PARA NOVOS TEMPOS
O mercado está mudando, assim como os costumes. Se adequar a essa nova realidade é um passo decisivo na sobrevivência da empresa. Logo, falar em técnicas de manutenção preditiva como, a análise de lubrificantes usados, como ferramenta de otimização de períodos de troca de lubrificante, ou como justificativa para uma intervenção preventiva em um conjunto mecânico complexo (transmissão automática), ou corretiva de um componente colateral (trocador de calor da transmissão automática), não é nenhuma “viagem astral”. Trata-se das mais modernas técnicas de manutenção existentes.
Da mesma forma, adotar ferramentas de acompanhamento virtual do serviço, pode gerar aquele “plus” de confiança que muitos clientes necessitam.
10) NÃO SE APEGAR A DICAS DE INTERNET QUE NÃO TÊM EMBASAMENTO TÉCNICO E/OU CIENTÍFICO COMPROVADO
A disseminação da internet deu voz a praticamente todo o mundo. É inegável a validade de uma boa parte daquilo que lá é divulgado. No entanto, quando se trata de assuntos técnicos é preciso ser muito cauteloso com aquilo que se aceita como verdade. A razão desta cautela não é o simples preciosismo científico. É preciso levar em consideração dois fatores contundentes que podem ou não estar associados:
a) Clickbait ou “isca de cliques”: A remuneração financeira que os canais do YouTube recebem é por número de acessos. Uma verdadeira tentação à divulgação de soluções milagrosas e que costumam ser bastante atrativas (o canto da sereia geralmente é muito afinado). Mas que, muitas vezes, não tem nenhum embasamento teórico ou comprovação da sua eficácia, por meios de experimentos que utilizem um mínimo de metodologia científica.
b) O efeito Dunning-Kruger: de acordo com Diehl (2021), trata-se de um mecanismo psicológico, onde aqueles que menos sabem, sobre um determinado assunto, se mostram os mais confiantes e competentes: “quanto mais incompetente você é em alguma área, menos você percebe a sua incompetência e mais confiante você se ente no seu (pouquíssimo) conhecimento”. Segundo esta mesma referência, a explicação se dá pelo fato de que as habilidades que faltam ao indivíduo, na área que ele exalta a sua competência, são as mesmas necessárias para ele reconhecer o quão pouco ele sabe sobre aquele assunto. Isso o torna extremamente confiante. Consequentemente fica bastante surpreso e até mesmo ofendido quando descobre que estava errado (afinal de contas ele tinha muita certeza daquilo que afirmava). O fenômeno foi estudado pelo professor David Dunning e seu aluno Justin Krueger do Departamento de Psicologia da Universidade de Cornell. Diehl (2021) afirma ainda que as pessoas mais competentes costumam manter uma confiança mais moderada, pois conhecem a vastidão do conhecimento da área em que atua e consequentemente os limites do seu próprio conhecimento.
No caso específico da manutenção automotiva, a aplicação, ou mesmo, a recomendação de um desses atalhos (soluções milagrosas), pode trazer consequências ainda piores do que aquele problema que estava se tentando resolver. Consequências essas que geralmente levam a um prejuízo e quebra de confiança. E por essa razão é preciso ponderar muito bem antes de aceitar como verdade técnica tudo aquilo que é exposto na internet. Pois na grande maioria das vezes o caminho mais longo costuma ser o mais seguro.
¹ Entende-se por Receita a entrada de elementos para o ativo da empresa, sob a forma de dinheiro ou direitos a receber, correspondentes, normalmente à venda de mercadorias de produtos ou a prestação de serviços” (IUDICIBUS et al, 1998, p. 66).
Artigo por Fernando Landulfo
Fotos Arquivo O Mecânico
REFERÊNCIAS:
- DIEHL, Leandro Arthur. Você sabe mesmo tudo o que acha que sabe? Raciocínio Clínico. Disponível em: https://raciocinioclinico.com.br/voce-sabe-mesmo-tudo-que-acha-que-sabe-o-efeito-dunning-kruger. Acesso em: 29/11/2021.
- FITZSIMMONS, James A.; FITZSIMMONS, Mona J. Administração de Serviços: Operações, Estratégias e Tecnologia da Informação. 7ª Ed. Porto Alegre: AMGH, 2014 [Livro Eletrônico]. ISBN 0073403350 / 978-00-7340-335-9.
- gerir in Priberam Dicionário. Disponível em: https://dicionario.priberam.org/gerir. Acesso em 28/11/2021.
- HILLMANN, Ricardo. Administração de vendas, varejo e serviços [livro eletrônico]. Curitiba: Inter Saberes, 2013.
- IUDICIBUS, Sergio; MARTINS, Eliseu; KANITZ, Stephen Charles; RAMOS, Alkindar de Toledo; CASTILHO, Edison; BENATTI, Luiz; FILHO, Eduardo Weber; JUNIOR; Ramon Domingues. Contabilidade Introdutória. 9ª Ed. São Paulo: Atlas, 1998.
- MASIERO, Gilmar. Administração de Empresas: teoria e funções com exercícios e casos. 3ª Ed. Revista e atualizada. São Paulo: Saraiva, 2012.
- SILVA, Flavio Rodrigues da. Gestão da Manutenção Automotiva. Curitiba: Contentus, 2020 [Livro Eletrônico]. ISBN 978-65-5745-950-8.
